생산성 향상이 우리 인생에 필요한 이유
많은 사람들이 집중력 부족을 개인적인 멘탈이나 능력 부족 문제로 여기지만, 실제로는 환경에 더 큰 영향을 받은 결과물이란걸 알고 계십니까? 주변이 어수선하면 머릿속도 복잡해지고, 조명이나 소음, 나를 산만하게 만드는 각종 요소들도 정리 되어있지 않으면 몰입에 방해가 됩니다.
Gensler의 2013년 Workplace Survey에 따르면, 업무 환경의 질이 직원의 성과와 만족도에 직접적인 영향을 미친다고 합니다. 이는 실리콘 밸리의 구글, 메타, 애플등의 기업들이 직원들의 근무 환경에 왜 그렇게 신경을 쓸까를 생각해 보면 어렵지 않게 동의 하시리라 생각합니다.
생산성을 높이는 환경 조성법 7가지
작업 공간에 있을 때 만큼은 미니멀리스트로
책상 위가 어지러우면 자연스럽게 머리속도 복잡해지고, 집중력도 떨어지기 바련입니다. 일례로 강아지나 고양이 같은 소동물을 쓰레기가 오물로 꽉 차 있는 지저분한 방에 머물게 하면 이상행동을 보입니다. 이건 사람이라고 다르지 않습니다. 작업공간 주변에 정리되지 않고 쌓여 있는 서류, 여기저기 널려 있는 필기구, 엉켜 있는 케이블들을 시각적으로 불필요한 자극을 주고 업무 효율을 떨어뜨립니다.
정리된 공간은 어떨까요? 잘 정리된 작업 환경은 뇌가 불필요한 정보 처리에 소모되는 에너지를 줄여주고, 업무 효율성을 높이는데 일조합니다. 실제로 미니멀리즘 정리법으로 유명한 마리에 콘도(Marie Kondo)는 “불필요한 물건을 줄이면 정신적으로도 여유를 가질 수 있다”고 강조합니다. 이는 공간을 정돈하는 것만으로도 작업 흐름을 방해하는 요소를 줄이고, 업무 몰입도를 높일 수 있다는 이야기 입니다.
HOW TO?
- 매일 5분 정리 습관: 하루를 마무리 할 때 다음날 업무를 고려해 정리
- 책상 위에는 필요한 물건만: 노트북, 필기구, 텀블러등만 남기고 나머지는 안보이게 수납
- 종이 문서를 최소화 하고 필요한 문서는 파일함을 이용해 정리
- 케이블 정리: 선정리 박스나 무선기기를 이용해 눈에 보이는 선을 최소화
- 정기적인 물건 밀어내기: 한달동안 사용하지 않은 물건은 서랍으로 이동
조명, 온도, 소음등 환경을 조절
한가지 안심 하셔도 될 것은우리가 업무에 몰입하지 못하는 이유가 꼭 ‘의지력 부족’ 때문만은 아니라는 겁니다.
사무실이 너무 어둡거나, 실내 온도가 너무 춥거나 더워서 정신이 흐트러지고 있는 것인 아닌지 점검해 보세요. 또한, 주변 소음이 너무 크거나 지나치게 조용해도 업무 성과에 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 자신 주변의 환경을 적절히 조절하는 것만으로도 업무 몰입도를 크게 높일 수 있다는 의미입니다.
HOW TO?
- 자연광 활용: 가능하면 해가 드는 창가에서 일하거나, 밝고 따듯한 색감의 LED 조명 사용
- 온도 조절: 쾌적한 온도는 개인차가 있으므로 본인에게 맞는 온도를 찾기
- 소음 최적화: 조용한 환경을 만들기 위해 노이즈 캔슬링 헤드폰을 사용, 적절한 소음을 만들기 위해 화이트 노이즈 앱이나 lo-fi 음악등의 BGM 재생
- 개인용 환경 조절기기 사용: 색온도, 밝기 조절이 가능한 스탠드, 개인용 난방기, 가습기등 사용
집중력과 업무 효율을 올리기 위한 시간 관리
“오늘은 빡집중해서 일한다!!”라고 해놓고 30분도 지나지 않아서 스마트폰을 집어들거나 숏폼 등을 보면서 딴짓을 하지 않으시나요?
이처럼 장시간 집중이 어려운 이유는 뇌의 피로도 때문입니다. 우리의 뇌는 지속적으로 높은 집중력을 유지하기 어렵고, 일정 시간 이후에는 주의가 산만해지는 것이 지극히 자연스러운 매커니즘 입니다. 이를 해결하는 대표적인 방법이 바로 포모도로 기법(Pomodoro Technique)입니다.
포모도로 기법은 이탈리아의 개발자 프란체스코 시릴로(Francesco Cirillo)가 만든 시간 관리 기법으로, 짧은 집중과 짧은 휴식을 반복해 뇌의 피로를 줄이고 업무 효율을 극대화 하는 것이 핵심입니다.
- 25분 집중 -> 5분 휴식(1세트)
- 4세트 반복 후 15~30분 긴 휴식
- 뇌가 피로해지기 전에 휴식을 취해 집중력을 장시간 유지
HOW TO?
- 포모도로 타이머앱 활용: 스토어에서 관련 앱을 다운로드 하거나 핸드폰을 안만지기 위해 물리적인 타이머를 구매하는 것도 좋습니다
- 집중과 휴식 루틴 설정: 위에 든 스케쥴은 예시이며 개인의 리듬에 맞게 50분 집중 + 10분 휴식등으로 변형하며 최적의 루틴을 찾아보세요
- 업무 유형에 따라 유연하게 적용: 현재 업무 환경에 맞추어 설정 하는것도 좋습니다. 단순반복 업무는 루틴을 짧게, 창의적인 작업을 할때는 길게 가져가는 것도 좋습니다.
업무 목표 잊지 않기
작업에 집중하다 보면 “내가 이 일을 왜 하고 있더라?” 하는 생각을 하는 순간이 있으신가요? 업무에 파묻히다 보면 쉽게 동기를 잃어버리거나, 해야 할 일들에 짖눌려 우선순위를 정하기 어려운 순간들이 있습니다.
일만시간의 법칙으로 유명한 말콤 글래드웰(Malcolm Gladwell)은 그의 저서 아웃라이어(Outliers)에서 말하길, “구체적인 목표를 설정하면 성과가 높아진다”고 강조 했습니다. 목표를 시각적으로 표현하고 내 머리속에 자리 잡는다면 무엇을 해야 할지 명확해지고, 동기부여 효과가 나타나게 됩니다.
HOW TO?
- 화이트보드나 포스트잇 써보기: 눈에 잘 띄는 곳에 현재 가장 중요한 목표를 적어 붙여놓기
- 업무 계획을 시작적으로 정리: 이에 관해서는 저의 이전 포스팅 시간관리가 중요한 N잡러의 노하우 5가지에서 더 자세히 다루었으니 읽어 보시기 바랍니다.
- KPI(핵심 성과 지표)를 한눈에 보이게 정리: 목표를 수치화 하는 연습을 해보시가 바랍니다.(오늘 메일발송 3개, 홍보전화 10통 하기)
- 동기부여 문구 읽기: “나는 매일 1%씩 성장하고 있다” 와 같은 긍정적인 메세지를 읽거나 눈에 보이는 곳에 두기
디지털 노출 최소화
짐중력 있게 업무를 시작한거 같은데, 어느새 SNS를 확인하거나 메신저 알림을 확인하고 있는 자신을 발견하지 않으시나요? 저도 자주 그래서 소스라치게 놀라곤 합니다. 인간은 한 번 집중력이 흐트러지면 다시 집중 상태로 돌아오는 데 평균 23분이 걸린다고 합니다.
이처럼 디지털 방해요소(SNS, 이메일, 메신저)는 집중력을 무너뜨리는 가장 큰 요소 중 하나입니다. ‘딥워크(Deep Work)의 저자 칼 뉴포트(Cal Newport)는 “몰입을 위해서는 디지털 방해요소를 철저히 관리해야 한다”고 이야기 합니다. 디지털 환경을 정리하고 불필요한 알람을 차단하는 것만으로도 몰입의 질이 달라질 수 있습니다.
HOW TO?
- 스마트폰 방해금지모드 활성화: 시리나 빅스비를 활용하면 간편하게 음성으로 설정이 가능합니다.
- SNS, 뉴스 사이트등 접근 제한: StayFocused같은 확장프로그램을 이용해 원천적으로 접근을 막아보세요
- 이메일, 메신저 확인시간 정하기: 하루에 정해진 시간에만 이메일과 메신저를 이용하세요, 급한일은 전화로 해도 충분합니다.
- 집중 모드 설정: 윈도우, 맥에서 집중 모드 기능을 활성화 해 중요한 알림만 받도록 설정하세요
몸 컨디션 관리
오래 앉아서 일하면 쉽게 피로해지고, 집중력도 급격히 떨어집니다. 특히 목과 어깨가 뻐근하고 허리가 아프다면, 장시간 같은 자세로 있는것이 원인입니다.
하버드 T.H. 첸 보건대학원의 연구에 따르면, 2시간마다 스트레칭과 가벼운 움직임을 하면 집중력이 30% 이상 유지된다고 합니다. 또한, 짧은 휴식을 취하는 것이 업무 성과를 높이는 데 효과적이라는 연구 결과도 있습니다. 따라서, 장시간 업무시에 중간중간 휴식시간을 가지는 습관이 업무 효율을 올리고 피로감도 줄여주는 효과가 있을 수 있습니다.
HOW TO?
- 휴식시간마다 1~2분 스트레칭: 목 돌리기, 어깨 스트레칭, 허리 펴기등 간단한 동작도 효과가 있습니다.
- 1~2 시간마다 자리에서 일어나기: 5~10분정도 걷기(커피타임, 담배타임, 바깥공기 마시기 등)
- 눈 피로도 줄이기: 20-20-20 법칙 해보기(20분마다 20초동안 20피트(약 6m) 떨어진 곳을 바라보기
- 작업 환경을 신체 친화적으로 만들기: 인체공학적 의자, 스탠딩 책상 사용하기, 다리꼬는 습관 줄이기
작업환경 업그레이드
느린 컴퓨터, 불편한 키보드, 작은 모니터에서 작업할 때와 빠른 컴퓨터, 인체공학 키보드, 듀얼 모니터에서 작업할 때의 업무 효율은 완전히 달라집니다. 멀티 모니터를 활용하면 작업 속도가 20~30% 향상 시킬 수 있습니다. 인체공학 키보드나 버티컬 마우스 등을 도입해 보세요 몸에 가해지는 피로도가 확 줄어드는 것이 느껴지실 겁니다.
HOW TO?
- 듀얼모니터(세로 모니터) 추가: 창 전환 시간을 줄이고 마우스 사용률 감소, 문서 작업, 데이터 분석시 가독성 향상
- 인체공학적 장비 사용: 손목 부담 감소, 목과 어깨 피로감 감소
- 매크로 및 단축키 익히기: 자주 사용하는 기능을 키보드 단축키나 마우스 매크로로 설정해 반복작업에 들어가는 노력을 최소화
- 생산성을 향상해주는 소프트웨어 도입: 노션, 트렐로, 아사나 등의 관리 프로그램 도입, zapier, IFTTT, MAKE 등의 자동화 프로그램 적극 이용
환경을 바꾸면 생산성이 달라진다.
우리는 본인의 집중력과 생산성을 높이지 못하는 것이 의지력이 부족해서라고 생각합니다. 하지만, 실제로 가장 큰 영향을 미치는 것은 오늘 말씀드리는 환경이 가장 중요합니다.
책상을 정리하고, 조명과 온도를 최적화하고, 각종 방해요소를 줄이고, 올바른 장비를 갖추는것으로 몰입도가 향상되고 업무 효율이 크게 증가할 수 있습니다. 작은 변화를 쌓아서 큰 결과를 이뤄내 보세요. 오늘 소개한 방법들중에 실천 가능한 것부터 여러분의 인생에 하나씩 도입해 보시기 바랍니다. 어느 순간, 이것들을 할때와 안할때가 구분되기 시작하면서 과거로 돌아갈 수 없는 몸이 됐음을 느끼실 겁니다. 🙂
